Datenschutzerklärung
Vorwort
In der folgenden Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir mit personenbezogenen Daten, welche an uns bei der Nutzung unserer Webseite und unserer Angebote übermittelt werden, umgehen.
Uns sind im Rahmen unserer datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit durch das Inkrafttreten des DSG-EKD zusätzliche Pflichten auferlegt worden, um den Schutz personenbezogener Daten der von einer Verarbeitung betroffenen Person sicherzustellen.
Soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren. Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.
Allgemeines
Kontaktdaten
Kontaktdaten des Verantwortlichen
Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle:
Koepjohann’sche Stiftung
Albrechtstraße 14B
10117 Berlin
E-Mail: info@koepjohann.de
Web: https://www.koepjohann.de
Weitere Angaben zu unserem Unternehmen entnehmen Sie bitte den Impressumsangaben auf unserer Internetseite.
Kontaktdaten des örtlichen Beauftragten für den Datenschutz
Bei allen Fragen und als Ansprechpartner zum Thema Datenschutz bei uns steht Ihnen unser örtlicher Beauftragter für den Datenschutz jederzeit zur Verfügung.
Datenschutz-Scheerans
Billy-Wilder-Promenade 40
14167 Berlin
E-Mail: support@datenschutz-scheerans.de
Web: https://datenschutz-scheerans.de
Begriffsbestimmungen
Nach dem Vorbild des § 4 DSG-EKD liegen dieser Datenschutzerklärung folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:
„Personenbezogenen Daten“: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.
„Verarbeiten“: Jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren.
„Einschränkung der Verarbeitung“: Die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
„Profiling“: Jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten.
„Pseudonymisierung“: Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können
„Verantwortlicher“: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
„Auftragsverarbeiter“: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet. Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
„Empfänger: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.
„Dritter“: Jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
„Einwilligung“ der betroffenen Person: Jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:
§ 6 Nr. 1 DSG-EKD
Wenn eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erlaubt oder sie anordnet.§ 6 Nr. 2 DSG-EKD
Wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.§ 6 Nr. 3 DSG-EKD
Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist, einschließlich der Ausübung kirchlicher Aufsicht.§ 6 Nr. 4 DSG-EKD
Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer sonstigen Aufgabe erforderlich ist, welche im kirchlichen Interesse liegt.§ 6 Nr. 5 DSG-EKD
Wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt.§ 6 Nr. 6 DSG-EKD
Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die kirchliche Stelle unterliegt.§ 6 Nr. 7 DSG-EKD
Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.§ 6 Nr. 8 DSG-EKD
Wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern diese nicht die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person überwiegen, insbesondere dann, wenn diese minderjährig ist.
Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils die anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen.
Datenlöschung und Speicherdauer
Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils an, wie lange die Daten bei uns gespeichert und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt. Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur auf unseren Servern in Deutschland, vorbehaltlich einer ggf. erfolgenden Weitergabe nach den Regelungen.
Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen (z.B. § 257 HGB, § 147 AO), vorgesehen ist. Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.
Datensicherheit
Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne. Wenden Sie sich hierzu bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern
Wie bei jedem größeren Unternehmen, setzen auch wir zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein. Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden i.S.v. § 30 DSG-EKD vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.
Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an unsere Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder von unseren Tochtergesellschaften an uns weitergegeben werden geschieht dies aufgrund von bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnissen.
Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten in Drittländer
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen und zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns. Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Sie nachfolgend an den dafür relevanten Stellen.
Einigen Drittländern bescheinigt die Europäische Kommission durch sog. Angemessenheitsbeschlüsse einen Datenschutz, der dem EWR-Standard vergleichbar ist (eine Liste dieser Länder sowie eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse erhalten Sie hier: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html).
In anderen Drittländern, in die ggf. personenbezogene Daten übertragen werden, herrscht aber unter Umständen wegen fehlender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Soweit dies der Fall ist, achten wir darauf, dass der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist. Möglich ist dies über bindende Unternehmensvorschriften, Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes. Bitte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten, wenn Sie hierzu nähere Informationen erhalten möchten.
Keine automatisiere Entscheidungsfindung (einschließlich „Profiling“)
Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich „Profiling“) zu verwenden.
Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie als Kunde besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Sofern dies im Rahmen der nachfolgend vorgestellten, von uns angebotenen Produkte ausnahmsweise der Fall sein sollte, werden Sie gesondert darauf hingewiesen.
Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten
Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen (§ 6 Nr. 1 DSG-EKD).
Bewerbungen, Umgang mit Ihren Bewerbungsdaten
Wenn Sie uns Ihre Daten im Zuge des Bewerbungsprozesses übermitteln, dann werden diese auf Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG erhoben. Darüber hinaus können wir Daten auch von Dritten z. B. Jobbörsen oder einer Stellenvermittlung erhalten haben.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten von Beschäftigten gehören insbesondere:
Kontaktdaten, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Kommunikationsdaten, Lebenslauf, übermittelte Bilddaten, Qualifikationsnachweise sowie (Arbeits-)Zeugnisse.
Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad einer Behinderung freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben.
Dabei dient die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses primär der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere der Feststellung inwieweit eine Eignung für die ausgeschriebene Position gegeben ist. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist dabei für Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.
Die an uns übermittelten personenbezogene Bewerberdaten werden gelöscht, sobald diese für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, jedoch spätestens nach 6 Monaten. Dies gilt nicht, wenn Sie einer längeren Speicherdauer zugestimmt haben, die Speicherung zu Beweiszwecken erforderlich ist, oder gesetzliche Regelungen einer Löschung entgegenstehen.
Führt Ihre Bewerbung hingegen zu einer Begründung eines Arbeitsvertragsverhältnisses mit Ihnen, werden Ihre Daten für Zwecke der üblichen Verwaltungs- und Organisationsprozesse und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der geltenden rechtlichen Vorschriften weiter gespeichert und verarbeitet.
Ihre Rechte
Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Sie haben als Betroffener das Recht:
gemäß § 19 DSG-EKD Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß § 20 DSG-EKD unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen;
gemäß § 21 DSG-EKD die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß § 22 DSG-EKD die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;
gemäß § 24 DSG-EKD Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit“);
gemäß § 25 DSG-EKD Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;
gemäß § 11 Nr. 3 DSG-EKD Ihre einmal erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
gemäß § 46 DSG-EKD sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Besuch von Webseiten
Datenerfassung beim Besuch unserer Internetpräsenz
Bei der Nutzung der Webseiten werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von uns erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet:
„Protokolldaten“: Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, wird auf unserem Webserver temporär und anonymisiert ein sogenannter Protokolldatensatz (sog. Server-Logfiles) gespeichert. Dieser besteht aus:
der Seite, von der aus die Seite angefordert wurde (sog. Referrer-URL)
dem Namen und der URL der angeforderten Seite
dem Datum und der Uhrzeit des Aufrufs
der Beschreibung des Typs, Sprache und Version des verwendeten Webbrowsers
der IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist
der übertragenen Datenmenge
dem Betriebssystem
der Meldung, ob der Aufruf erfolgreich war (Zugriffsstatus/Http-Statuscode)
der GMT-Zeitzonendifferenz
Wir verarbeiten die vorstehend näher bezeichneten personenbezogenen Daten in Einklang mit den Vorschriften der DSG-EKD, den weiteren einschlägigen Datenschutzvorschriften und nur im erforderlichen Umfang. Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf § 6 Nr. 8 DSG-EKD beruht, stellen die genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar.
Die Verarbeitung der Protokolldaten dient statistischen Zwecken und der Verbesserung der Qualität unserer Webseite, insbesondere der Stabilität und der Sicherheit der Verbindung (Rechtsgrundlage ist § 6 Nr. 8 DSG-EKD).
Dauer der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für die Erreichung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist; hierfür gelten die im Rahmen der Verarbeitungszwecke angegebenen Rechtsgrundlagen entsprechend. Hinsichtlich der Nutzung und der Speicherdauer von Cookies beachten Sie bitte Punkt „Datenlöschung und Speicherdauer“.
Von uns eingesetzte Dritte werden Ihre Daten auf deren System so lange speichern, wie es im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistungen für uns entsprechend dem jeweiligen Auftrag erforderlich ist.
Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte; Rechtfertigungsgrundlage
Folgende Kategorien von Empfängern, bei denen es sich im Regelfall um Auftragsverarbeiter handelt (siehe dazu Punkt „Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern“), erhalten ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:
Dienstleister für den Betrieb unserer Webseite und die Verarbeitung der durch die Systeme gespeicherten oder übermittelten Daten (z. B. für Rechenzentrumsleistungen, Zahlungsabwicklungen, IT-Sicherheit). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann § 6 Nr. 5 DSG-EKD und § 6 Nr. 8 DSG-EKD, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt.
Zu den Gewährleistungen eines angemessenen Datenschutzniveaus bei einer Weitergabe der Daten in Drittländer siehe Punkt „Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten in Drittländer“.
Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach § 6 Nr. 2 DSG-EKD eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.
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